Projectleider CM 3.0

Opdracht /functieomschrijving 
De eenheid Oost-Brabant ontwikkelt zich door naar een intelligence gestuurde inzet. We sluiten hiertoe aan bij de projecten van het land zoals de landelijke ontwikkeling rondom het inzetbaarheidsmodel (inzetkader), zelfroosteren en ontwikkeling van het capaciteitsmanagement proces. Wij dragen zorg voor borging naar de toekomst in onze reguliere organisatie.  De komende periode worden de huidige CM-tools vervangen. Ter voorbereiding op deze vervanging worden diverse processen geüpdatet en geüniformeerd en worden/zijn medewerkers opgeleid.  Landelijk is het programma business change CM 3.0. in 2020 gestart en afgelopen december is het programma decharge verleend. Dat betekent dat de projectleider, samen met andere actoren zowel binnen als buiten de eenheid, de doorontwikkeling moet gaan oppakken. De uitdaging is om de organisatie optimaal voor te bereiden en de gewenste cultuur- en gedragsverandering in dit kader te realiseren. Het in beeld brengen van de capaciteitsvraag- en het -aanbod op een landelijk, eenduidige wijze met bijhorende sturingsinformatie maakt hier nadrukkelijk onderdeel van uit.  Het gewenste gedrag en mindset is om te gaan voorspellen, plannen, bijsturen, rapporteren en gebruik te maken van integraal advies vanuit de adviseurs (CM, control en HR) om zodoende eerder (meerdere maanden tot een jaar vooruit), scherper keuzes te maken en bij te stellen op basis van betere inzichten (cijfers en trends). Deze output kan vervolgens gebruikt worden om de nodige aanpassingen te doen in de periode planning (operationeel capaciteitsmanagement).

Belangrijkste Taken en Verantwoordelijkheden

• De projectleider ondersteunt de opgavehouder CM 3.0. bij uitvoering van eenheidsbrede opgave CM 3.0., waaronder inzetbaarheid en zelfroosteren binnen de eenheid Oost-Brabant.
• Maakt hierover concrete afspraken met de opgavehouder en is verantwoordelijk voor het opleveren van de producten die voor de doorontwikkeling nodig zijn.
• Stuurt eventuele project-werkgroepen aan, onderhoudt contacten met de verschillende werkgroepen en legt verantwoording af aan de opgavehouder.
• Stelt driemaandelijks voortgangsrapportages op ten behoeve van de (eenheids)monitor.
• Denkt niet hiërarchisch maar vanuit resultaat en professionaliteit, werkt buiten kaders waarbij hij/zij in staat is buiten districtelijke en organisatorische grenzen te kijken naar uiteindelijke resultaat voor de gehele sturing op inzet binnen de eenheid. Vakmatige taken
• Projectplanning: Het opstellen van een gedetailleerd projectplan, inclusief het identificeren van doelstellingen, mijlpalen, taken, deadlines en benodigde middelen.
• Teammanagement: Het toewijzen van taken, het bewaken van de voortgang en het bieden van ondersteuning en begeleiding aan medewerkers.
• Budgetbeheer: Het monitoren van kosten, het identificeren van mogelijke afwijkingen en het nemen van corrigerende maatregelen indien nodig.
• Risicobeheer: Het identificeren, analyseren en beheren van risico’s die het project kunnen beïnvloeden. Dit omvat het ontwikkelen van risicobeheerplannen en het nemen van maatregelen om risico’s te verminderen of te elimineren.
• Communicatie en rapportage: Het onderhouden van regelmatige communicatie met belanghebbenden. Dit omvat het verstrekken van regelmatige voortgangsrapporten, het organiseren van vergaderingen en het oplossen van eventuele communicatieproblemen. Opstellen van annotaties, notities, werkplannen voor eenheidsleiding, opgavehouders en ECMO (Eenheid Capaciteitsmanagement Overleg).
• Stakeholdermanagement: Het identificeren en beheren van belanghebbenden die invloed hebben op het project. Dit omvat het begrijpen van hun behoeften en verwachtingen, het van hen bij besluitvorming en het oplossen van eventuele conflicten.
• Vertalen van de landelijke CM visie, opdrachten en doelstellingen naar tactisch en operationeel niveau binnen de eenheid. Met betrokken partijen afspraken maken over randvoorwaarden en voortgang op voornoemde doelstellingen.
• Integraliteit en eenduidigheid vergroten tussen verschillende deelprojecten en werkprocessen, in samenhang met en bijdragend aan ambities uit het jaarplan van de eenheid. In staat zijn deze integraliteit te realiseren door samenhang te creëren: partijen bij elkaar te brengen en de gezamenlijke opdracht en doelstellingen naar boven te halen.
• Buiten hiërarchische kaders kunnen laveren: niet vanuit traditionele posities denken en handelen, maar vanuit rollen en verantwoordelijkheden en op inhoud. Vanuit rolvastheid collega’s in beweging brengen.
• In staat zijn overzicht te behouden: de effecten op de organisatieonderdelen, de veranderopgave en de reguliere lijnverantwoordelijkheden.
• In staat zijn collega’s aan te spreken en aanspreekbaar zijn voor collega’s.
• Kunnen en willen omgaan met weerstand.

Doelstelling
Uitvoering geven aan de eenheidsbrede opgave CM 3.0. (meerjarenprogramma, proces, cultuur en gedrag), bestaande uit het implementeren van een optimaal en uniform (basis) tactisch en operationeel CM proces, het vertalen van aanvullende eisen en wensen naar het nieuwe CM systeem, het op- en begeleiden van betrokken doelgroepen in proces en systeem en het opzetten van een  rapportageomgeving.

1. Voorbereiding en uitvoering implementatie nieuw CM systeem (opvolger BVCM);
2. Verdere uitrol van de methodiek zelfroosteren binnen de eenheid, door het in gebruik nemen van de module zelfroosteren in het Quintiq systeem, het opleiden van de medewerkers en per bestaand team een “onderhoudssessie” zelfroosteren te organiseren;
3. Gekwantificeerde inzetkaders vast en flex van districten en diensten opstellen aan de hand van vastgestelde CM–inzetkaders en/of aanjagen toepassing.
4. (Door)ontwikkelen van (P)CM systeem, inclusief planningsmodule, wat resulteert in het automatisch en op een uniform landelijke wijze genereren van strategische, tactische en operationele sturingsinformatie. In kaart brengen welke management rapportages en data vanuit de systemen essentieel zijn om op strategisch, tactisch en operationeel niveau goed sturing te kunnen geven op basis van betrouwbare inzichten.