Projectleider Implementatie AFAS-CRM

ICTU helpt overheidsorganisaties met uiteenlopende uitdagingen rondom digitalisering, met oog voor de balans tussen techniek en gebruik, en tussen innovatie en werkende oplossingen. ICTU is een onpartijdige projectenorganisatie binnen de overheid en realiseert projecten en programma’s, advies en maatwerksoftware. Gedreven door kwaliteit, met hart voor de publieke taak, zonder winstoogmerk.

ICTU zoekt een ervaren projectleider voor de implementatie van AFAS CRM. ICTU heeft voor de eigen organisatie en voor opdrachten CRM-functionaliteit nodig en heeft AFAS als ERP-systeem gekozen. De AFAS/CRM-module wordt nu gebruikt als administratief proces voor het vastleggen van overeenkomsten met opdrachtgevers; het datamodel van opdrachten, opdrachtgevers en relaties is opnieuw bepaald en er vindt opschoning plaats inclusief verbetering van datakwaliteit. Feitelijk is de implementatie van de CRM-module van AFAS nog niet gestart. De professional is zelfstandig verantwoordelijk voor de leiding van het ICTU-project voor de implementatie van AFAS CRM en vertaalt interne en opdrachtgerichte behoeften naar een uitvoerbare inrichting en implementatie.

Taken:

• Inventariseren van de functionele wensen en behoeften bij de verschillende stakeholders binnen ICTU.
• Opstellen van het implementatieplan en laten goedkeuren.
• Creëren van draagvlak.
• Processen rondom AFAS-CRM uitwerken, beschrijven en rollen duidelijk beleggen.
• Ontwerpen en (laten) testen van nieuwe processen.
• Bepalen welke beheerrollen nodig zijn en een voorstel voor inrichting van beheer opstellen.
• Nauwe afstemming met het aanpalende project “herinrichting Relatiemanagement”.
• Afstemming en samenwerking met de directeur Advies als strategisch eigenaar van strategisch jaardoel 2, de coördinator Relatiemanagement en het hoofd Communicatie als belangrijke stakeholders.
• Rekening houden met de Power BI-omgeving die ICTU hanteert voor rapportages en managementinformatie.
• Binnen de afgesproken doelstellingen, kwaliteitscriteria, doorlooptijd en randvoorwaarden zelf de aanpak en werkwijze bepalen en de overeengekomen resultaten opleveren.
• CRM-functionaliteit realiseren die communicatie en relatie-onderhoud ondersteunt met bestaande en nieuwe opdrachtgevers, waarbij ICTU meer gesegmenteerd kan communiceren zonder alle communicatie te centraliseren en/of vast te willen leggen.
• Ondersteuning verbeteren voor het vastleggen, beheren en actualiseren van contacten met stakeholders binnen opdrachten waarin veel verschillende overheidspartijen samenwerken, bijvoorbeeld in communities en interbestuurlijke samenwerkingsverbanden.
• Interne en opdrachtgerichte behoeften vertalen naar een uitvoerbare inrichting en implementatie van AFAS CRM.
• Een vastgestelde behoefte-inventarisatie opleveren waarin per doelgroep de functionele wensen, prioriteiten, afhankelijkheden en acceptatiecriteria voor AFAS CRM zijn beschreven.
• Een door de opdrachtgever goedgekeurd implementatieplan opleveren met fasering, mijlpalen, afhankelijkheden, benodigde capaciteit, risico’s, beheersmaatregelen, testaanpak en criteria voor ingebruikname.
• Een vastgesteld procesontwerp opleveren voor het gebruik van AFAS CRM, inclusief processtappen, rollen, verantwoordelijkheden, overdrachtsmomenten en aansluiting op het project Herinrichting Relatiemanagement.
• Een rapport van de inrichting van beheer opleveren.
• Vastgelegde besluitvorming opleveren over de voorgestelde inrichting, met aantoonbare instemming van de relevante stakeholders en een overzicht van gemaakte keuzes en resterende aandachtspunten.
• Het implementatieplan uitvoeren.
• AFAS CRM inrichten, testen en in gebruik nemen voor de vastgestelde doelgroepen en processen, zodat gebruikers de overeengekomen functionaliteit kunnen toepassen en de beheerorganisatie incidenten, wijzigingen en autorisaties kan afhandelen.
• Tweewekelijks met de directeur Advies en de businessowner CRM de voortgang bespreken ten opzichte van het implementatieplan, de kwaliteit en acceptatie van opgeleverde deelresultaten, actuele risico’s, afhankelijkheden en benodigde besluiten.
• Ieder deelresultaat laten beoordelen aan de hand van vooraf afgesproken acceptatiecriteria.
• Bij afronding bijdragen aan de eindbeoordeling op basis van de volledige oplevering, overdracht van documentatie en één maand stabiele werking van AFAS CRM.
• Het werk naar eigen inzicht verrichten; ICTU kan aanwijzingen en instructies geven wat betreft het resultaat en de doorlooptijd van de werkzaamheden.
• Bij samenwerking met anderen afstemmen met ICTU, voor zover dat voor de uitvoering van de werkzaamheden nodig is.
• De opdracht eindigt nadat alle overeengekomen deelresultaten zijn opgeleverd en door de opdrachtgever zijn geaccepteerd, de volledige project- en beheerdocumentatie is overgedragen en AFAS CRM gedurende één aaneengesloten maand stabiel heeft gefunctioneerd volgens de vooraf vastgestelde acceptatiecriteria.