Project Management Assistent/Training coördinator


Erasmus Universiteit Rotterdam
Universiteit
Voor onze opdrachtgever Erasmus Universiteit Rotterdam zijn wij op zoek naar een Project Management Assistent/Training coördinator. U treedt bij ons in dienst voor de duur van de opdracht en wordt gedetacheerd bij de Universiteit.
Startdatum: 10 maart 2025
Einddatum: 30 januari 2026
Duur: 12 maanden
Tarief: 60 tot 70 euro per uur
Deadline aanbieden: 16 februari 2025 (zondag) 15:00
Inzet: 32-40 uur per week
Hybride: in overleg
Verlenging: Na 12 maanden, optie tot verlenging. De Overeenkomst kan worden verlengd met twee keer zes maanden. De optie tot verlenging betreft een eenzijdige optie van uit de opdrachtgever. onder gelijkblijvende voorwaarden.
Er wordt een gemiddelde inzet van vier tot vijf dagen per week (32-40 uur) voorzien.
Bedrijfsachtergrond
Onze opdrachtgever is een toonaangevende organisatie binnen het academisch onderwijs, gericht op innovatie en hoogwaardige dienstverlening. De organisatie speelt een cruciale rol in het ontwikkelen van geavanceerde IT-oplossingen om de digitale werkplekken van medewerkers en studenten te verbeteren. Met een sterke focus op samenwerking, duurzaamheid en vooruitstrevende technologieën, streeft de organisatie ernaar om complexe maatschappelijke en technische uitdagingen aan te gaan. Door gebruik te maken van moderne tools zoals Microsoft Intune en Windows 11, zet de organisatie zich in om een toekomstbestendige digitale werkomgeving te creëren die naadloos aansluit op de behoeften van haar gebruikers.
Deze tijdelijke opdracht biedt jou de kans om impact te maken binnen een organisatie waar innovatie, samenwerking en kwaliteit centraal staan.
Verantwoordelijkheden & Kernactiviteiten
Deze Opdracht betreft de inhuur van een Project Management Assistent/ Training coördinator die zowel het project management team als het Business Adoption en Communicatie team ondersteunt.
Wij op zoek naar een secure, georganiseerde collega, die als rechterhand van de programmamanager bijdraagt aan het realiseren van de gestelde doelstellingen binnen de tijd en het budget en daarnaast verantwoordelijk is voor het plannen, coördineren en evalueren van het opleidingsprogramma van het project VB26 binnen de organisatie. Naast ondersteuning van het projectmanagement team ondersteun je de Training Expert van Oracle met de ontwikkeling en implementatie van trainingen voor eindgebruikers.
Je bent medeverantwoordelijk voor het identificeren van trainingsbehoeften, het plannen en coördineren van trainingsprogramma’s en het beheren van de trainingen, om ervoor te zorgen dat medewerkers bekwaam en zelfverzekerd zijn om de Oracle Cloudapplicaties te probleemloos te gebruiken.
Wij zoeken iemand met ervaring met ervaring met informatisering projecten die, binnen gestelde kaders, zelfstandig aan de slag kan met zijn of haar werkzaamheden. Om succesvol te zijn in deze functie is het belangrijk dat je zorgvuldig en georganiseerd werkt. Je overziet het geheel, maar let ook zeer goed op de details. Je krijgt energie van het neerzetten en onderhouden van een projectadministratie en je wordt enthousiast van een dynamische IT- omgeving binnen het onderwijs
Planning en organisatie
- Opstellen van rapportages over de voortgang, informatie en risico’s van projecten.
- Het adviseren van de programmamanager of opdrachtgever vanuit de project beheersingsoptiek.
- Zorgen voor tijdige communicatie van evenementen, bijeenkomsten, trainingsdata, locaties en details aan alle betrokkenen.
- Fungeren als aanspreekpunt voor projectmedewerkers en trainers en zorgen voor een soepele uitvoering van trainingen
- Identificeren van trainingsbehoeften van systeemgebruikers in samenwerking met het project management en vertegenwoordigers van de gebruikersorganisatie.
- Plannen en coördineren van vergaderingen en workshops voor de diverse werkstromen, vergaderingen, interne en externe trainingen, workshops en Oracle e-learning modules in samenwerking met de Training Expert van Oracle.
- Mede opstellen van een opleidingsplan op basis van de projectdoelstellingen en trainingsbehoeften.
- Ontwikkelen van een end-to-end trainingsproces
- Ondersteunen van interne en externe trainers met het oplossen van trainingsproblemen
Administratie
- Zorgen dat de tijdregistratie compleet en correct is
- Verzorgen van notulen, bijhouden van actielijsten uit projectgroep overleg
- Registreren van deelnemers, beheren van aanwezigheidslijsten en bijhouden van trainingsdossiers.
- Regelen van trainingslocaties, apparatuur, materialen en eventuele catering.
- Bijhouden van het trainingsbudget en rapporteren over de voortgang, uitgaven en efficiëntie. Evaluatie en verbetering
- Verzorgen van feedback (web)formulieren en analyseren van resultaten.
- Rapporteren over de effectiviteit van trainingsprogramma’s en aanbevelingen doen voor verbeteringen.
- Bijdragen aan de ontwikkeling van nieuwe opleidingsprogramma’s gebaseerd op trends en best practices.
Ondersteuning
- Adviseren van medewerkers over beschikbare trainingsmogelijkheden
- Creëren van bewustzijn rondom het belang van training.
- Zorgdragen voor een positieve leeromgeving en motiveren van medewerkers.
Technologie
- Beheren van digitale leerplatforms en tools.
- Bijhouden van trends en innovaties in leertechnologie en deze implementeren waar passend.
Functie-eisen
Kennis en ervaring
- Bachelor in Human Resources, Onderwijskunde, Bedrijfskunde of een vergelijkbare opleiding.
- Minimaal 3-5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur in een onderwijs, onderzoek en/of corporate omgeving.
- Ervaring met projectmanagement en budgetbeheer.
- Kennis van leermethodologieën, trainingsontwerp en evaluatietechnieken.
- De kandidaat heeft minimaal drie jaar ervaring als Projectsecretaris.
- De kandidaat heeft minimaal HBO werk- en denkniveau.
- De kandidaat heeft een uitstekende beheersing van zowel de Nederlandse als de Engelse taal (mondeling en schriftelijk). Voor de Engelse taal geldt minimaal beheersing conform CEFR-niveau B-2.
- Je bent flexibel;
- Je gaat voor concrete resultaten en je communiceert helder en op alle niveaus;
- Je hebt ervaring met het structureren van projecten en het opzetten van een projectadministratie;
- Je hebt oog voor details en hebt financieel inzicht;
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.
Belangstelling en vaardigheden
- Organisatorisch talent: Sterk in plannen, prioriteiten stellen en tijdig uitvoeren van complexe trainingsschema’s.
- Communicatie: Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
- Interpersoonlijke vaardigheden: Vermogen om relaties op te bouwen en effectief samen te werken met diverse belanghebbenden.
- Analytisch vermogen: In staat om trainingsbehoeften te analyseren en resultaten te evalueren.
- Probleemoplossend vermogen: Creatief en proactief in het aanpakken van uitdagingen.
- Digitale vaardigheden: Ervaring met leerbeheersystemen (LMS) en andere opleidingssoftware is een pre.
Wat we bieden
- Marktconform uurtarief
- Tijdelijke inzet voor een boeiend en complex project.
- Mogelijkheid om te werken aan innovatieve oplossingen in een academische omgeving.
- Werken in een dynamisch en multidisciplinair team.
Sollicitatie
Solliciteer of stel een vraag via de “solliciteer” button! We ontvangen bij een sollicitatie graag je CV en motivatiebrief. Onderschrijf in je motivatiebrief los van je algemene motivatie svp ook de functie-eisen per eis. Svp puntsgewijs aantonen dat je voldoet aan de functie-eisen of toelichten hoe jij denkt dit dan wel aan te vliegen als je niet (helemaal) aan de eis voldoet.
Keer terug naar alle vacatures
Om te solliciteren op deze vacature stuur je je sollicitatie naar info@berkhofenterprises.nl