Informatieanalist

Veiligheidsregio Utrecht is een samenwerkingsverband van en voor de 26 Utrechtse gemeenten. De organisatie zorgt dagelijks voor de veiligheid van iedereen die in de regio woont en verblijft, met onder meer de 112-meldkamer, brandweer, risicobeheersing, crisisbeheersing en geneeskundige hulpverleningsorganisatie. De afdeling Informatiemanagement en ICT zoekt hiervoor een tijdelijke collega.

De VRU bereidt de vervanging van haar huidige VTH-oplossing RX Mission voor. Voor een beheerste overgang naar een nieuwe informatievoorziening is inzicht nodig in de aanwezige informatie, de kwaliteit daarvan en de noodzakelijke maatregelen op het gebied van dataverbetering en informatiebeheer. De opdracht omvat analyse, advisering en voorbereiding rondom 10 jaar historie aan zaken, objecten, locaties, activiteiten, correspondentiegegevens, relatie- en contactgegevens en bijbehorende informatie in gestructureerde en ongestructureerde vorm. De daadwerkelijke opschoning, vernietiging, archivering en technische migratie vallen buiten deze opdracht.

Taken:

• Inventariseren van de inhoud en structuur van RX Mission, waaronder informatiecategorieën, aantallen, volumes, ouderdom, statussen, metadata en onderlinge relaties.
• In beeld brengen van relevante gekoppelde opslaglocaties en afhankelijkheden.
• Onderzoeken van de datakwaliteit op volledigheid, consistentie, uniciteit, geldigheid en referentiële integriteit.
• Beoordelen van de inhoudelijke juistheid en actualiteit samen met inhoudelijk specialisten en verantwoordelijken.
• Samen met informatiebeheer onderzoeken welke informatie voor bewaring of vernietiging in aanmerking komt, op basis van de toepasselijke selectielijst, bewaartermijnen en eventuele uitzonderingen.
• In kaart brengen van knelpunten in het informatiebeheer, waaronder onvolledige dossiers, duplicaten en ontbrekende metadata voor archivering.
• Bij de gebruiksorganisatie ophalen welke historische informatie nodig is voor de uitvoering van toekomstige werkzaamheden en hoe deze beschikbaar moet blijven.
• Uitwerken van verschillende migratiescenario’s, waaronder selectieve migratie, bredere migratie en starten met een schone operationele omgeving, waarbij historische informatie beschikbaar en beheersbaar blijft.
• Adviseren per informatiecategorie over de bestemming en de benodigde voorbereiding: migreren, opschonen, verrijken, transformeren, elders bewaren of voor vernietiging voordragen.
• In afstemming met de projectmanager opstellen van een actieplan met prioriteiten, verantwoordelijkheden, afhankelijkheden, benodigde capaciteit en een indicatieve planning.
• Vertalen van bevindingen naar randvoorwaarden en specificaties voor de latere migratie en naar controles waarmee volledigheid, samenhang en bruikbaarheid kunnen worden vastgesteld.
• Opleveren van een broninventarisatie: een overzicht van de aanwezige informatie, volumes, structuren, relaties, herkomst en relevante afhankelijkheden.
• Opleveren van een datakwaliteits- en informatiebeheerrapportage met bevindingen per informatiecategorie, gekwantificeerde afwijkingen waar mogelijk, risico’s en gevolgen voor migratie en beheer. De rapportage vermeldt gebruikte onderzoeksmethoden, steekproeven en beperkingen.
• Opleveren van een selectie- en bestemmingsmatrix met per informatiecategorie een voorstel voor migreren, elders bewaren of vernietigen, met onderbouwing, benodigde bewerkingen en nog te nemen besluiten.
• Opleveren van een scenario- en besluitvormingsadvies met een vergelijking van realistische migratie scenario’s op bruikbaarheid, duurzame toegankelijkheid, risico’s, inspanning, kostenindicatie en afhankelijkheden, inclusief voorkeursadvies.
• Opleveren van een opschonings- en voorbereidingsplan met concrete acties voor herstel, verrijking, selectie en voorbereiding van archivering of vernietiging, inclusief eigenaarschap, prioriteit en capaciteitsraming.
• Opleveren van een overdrachtsdossier voor de migratiefase met vastgelegde uitgangspunten, selectieregels, kwaliteitscontroles, openstaande vragen en eisen aan de uitvoering van de migratie door de migratiepartij en de nieuwe leverancier van de VTH-applicatie.
• Resultaten in bewerkbare vorm opleveren.
• Bevindingen en adviezen herleidbaar maken tot de onderzochte brongegevens.
• Aannames, onzekerheden en beslispunten expliciet vastleggen.
• Werken onder aansturing van de projectmanager en inhoudelijk afstemmen met team DIA (data, informatie en analyse), informatiebeheer, functioneel beheer, betrokken proceseigenaren, vakspecialisten en beschikbare technische dataspecialisten.
• Waar nodig de huidige leverancier betrekken bij het verkrijgen en interpreteren van brongegevens.
• In samenwerking en op basis van de analyseresultaten keuzes voorbereiden.
• Bestaande kaders toepassen; ontbrekende kaders en de gevolgen daarvan als beslispunt inzichtelijk maken.
• Werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr.
• De analyse start vanuit de huidige informatie en is niet afhankelijk van een reeds gekozen nieuwe oplossing.
• Definitieve veldmapping en technische importspecificaties worden later uitgewerkt zodra het doelmodel beschikbaar is.
• Het ontwikkelen van een organisatiebrede kernregistratie brandveiligheid of het vaststellen van een nieuwe minimale dataset behoort niet tot deze opdracht.
• Besluiten over migratiescope, vernietiging van informatie en inzet van medewerkers worden genomen door de daarvoor verantwoordelijke functionarissen binnen de VRU.
• Informatiebeheer adviseert over de toepassing van record management activiteiten.