Senior Programmamanager

Voor onze opdrachtgever ICTU zijn wij op zoek naar een Senior Programmamanager.

Startdatum: Asap
Einddatum: 31-10-2029
Tarief: €120 – €140
Deadline aanbieden: 30 maart 9.00u
Inzet: 16 uur per week (dagen in overleg)
Standplaats: ICTU Den Haag / Hybride
Optie tot verlenging: Ja

Opdrachtomschrijving

Context
Voor het Europese subsidieprogramma EuropAI wordt een Senior programmamanager ingehuurd. Het programma richt zich op de ontwikkeling en opschaling van generatieve AI-toepassingen binnen Europese overheden en wordt uitgevoerd in samenwerking met België, Luxemburg en Denemarken.
Nederland vervult een coördinerende rol binnen het programma. ICTU verzorgt namens het Ministerie van BZK de Nederlandse projectorganisatie en coördineert tevens de internationale programmaverantwoording richting de Europese Unie.
De programmamanager is verantwoordelijk voor de integrale aansturing van het programma, de samenhang tussen de werkpakketten en de realisatie van de programmadoelen. De rol vraagt om strategisch programmamanagement in een internationale bestuurlijke context, waarbij samenwerking plaatsvindt met ministeries, provincies, gemeenten, Europese partners, uitvoeringsorganisaties en marktpartijen.

Binnen deze opdracht vervult de professional tevens de rol van opdrachtverantwoordelijkenamens ICTU richting de opdrachtgever.
De programmanager stemt af met de portfoliomanager AI van ICTU over de voortgang van het programma, op portfolio niveau. De programmamanager is overall verantwoordelijk voor de coördinatie van het AI portfolio in de relatie met opdrachtgever.

Rol van Senior programmamanager
De programmamanager is verantwoordelijk voor de integrale aansturing van het programma EuropAI en stuurt op de realisatie van de programmadoelstellingen binnen de afgesproken kaders van tijd, budget, kwaliteit en scope.
De programmamanager bewaakt de samenhang tussen de verschillende werkpakketten en projecten, organiseert de governance van het programma en adviseert opdrachtgever en stuurgroep over strategische keuzes en noodzakelijke bijsturing.

De rol wordt uitgevoerd in een complexe internationale omgeving waarin meerdere overheden, uitvoeringsorganisaties, kennisinstellingen en marktpartijen samenwerken.
Kenmerkend voor deze rol is dat de programmamanager opereert op strategisch en bestuurlijk niveau, waarbij richting wordt gegeven aan het programma en verbinding wordt gelegd tussen beleid, technologie en uitvoering.

Rol van opdrachtverantwoordelijke
De extern ingehuurde professional vervult binnen deze opdracht tevens de rol van opdrachtverantwoordelijke voor het programma. In deze rol is de professional namens ICTU richting de opdrachtgever (BZK) verantwoordelijk voor de integrale aansturing van de opdracht en de realisatie van de afgesproken resultaten binnen de genoemde kaders van tijd, budget, kwaliteit en scope. De opdracht betreft een resultaatgerichte inzet waarbij de professional zelfstandig verantwoordelijk is voor het realiseren van de beschreven programmadoelstellingen en deliverables.

Einddatum programma
Het programma eindigt bij het opleveren van de deliverables zoals beschreven in de Europese afspraken, naar verwachting 31 oktober 2029. De duur van de inzet houdt rekening met de afronding van de administratieve verplichtingen en rapportages.

Opdracht en werkzaamheden
Voor de aansturing van het programma EuropAI zoeken wij een ervaren ICT-programmamanager die verantwoordelijk is voor de organisatie, coördinatie en realisatie van de werkpakketten 1, 2, 3 en 4 binnen het programma.

In multidisciplinair verband werkt samen met internationale partners en zorgt voor een succesvolle realisatie van de programmadoelstellingen binnen de kaders van tijd, scope en budget.

Het programma wordt uitgevoerd als een procurement call, waarbij AI-oplossingen in nauwe samenwerking met marktpartijen worden ontwikkeld en geïmplementeerd. De programmamanager is verantwoordelijk voor de integrale programmacoördinatie en de monitoring en borging van de resultaten.

De werkzaamheden omvatten de volgende verantwoordelijkheden:

1. Regie op het programma

De programmamanager voert de integrale regie op het programma en bewaakt de samenhang tussen de verschillende werkpakketten en projecten.

Dit omvat onder meer:

• Opstellen en onderhouden van het programmaplan en bijbehorende plannen voor communicatie, disseminatie en toekomstige borging van de oplossingen.
• Opstellen, bewaken en bijstellen van programma- en projectplannen, inclusief voortgang, budget en kwaliteit.
• Signaleren van risico’s en knelpunten en tijdig bijsturen waar nodig.
• Verzorgen van heldere voortgangsrapportages richting programmamanagement, opdrachtgever en stuurgroep.

2. Coördinatie van werkpakketten

De programmamanager is verantwoordelijk voor de coördinatie en realisatie van de werkpakketten binnen het programma.

Dit omvat onder meer:

• Coördineren en aansturen van werkpakket 1, gericht op de registratie en administratie van urenverantwoording en materiële kosten, in samenwerking met een projectleider of dienstverlener met ervaring in Europese projecten.
• Coördineren van werkpakket 2 voor het Nederlandse project, in samenwerking met de projectleiding van dit project. De inhoudelijke afstemming vindt plaats met de trekker van werkpakket 2 in Denemarken; de programmatische coördinatie en verantwoording liggen bij de programmamanager.
• Aansturen en realiseren van werkpakket 3, gericht op de organisatie en uitvoering van AI-pilots in Nederland.
• Aansturen en realiseren van werkpakket 4, gericht op communicatie, disseminatie en analyse van de projectresultaten.

 

3. Internationale samenwerking

De programmamanager zorgt voor effectieve samenwerking tussen de deelnemende landen en betrokken organisaties.

Dit omvat onder meer:

• Frequent overleg met deelnemende landen en betrokken projecten.
• Coördinatie van de samenwerking tussen de internationale partners binnen het programma.
• Aansturen van en afstemmen met betrokken partners voor de uitvoering van de verschillende activiteiten en diensten.
• Frequent afstemmen met de coördinerend programmamanager AI binnen ICTU over voortgang, prioriteiten en strategische keuzes.

4. Markt- en leveranciersmanagement

De programmamanager is verantwoordelijk voor de samenwerking met marktpartijen die AI-oplossingen ontwikkelen en implementeren.

Dit omvat onder meer:

• Selecteren en contracteren van AI-oplossingen en adviesdiensten met marktpartijen.
• Waar nodig voorbereiden en uitvoeren van aanbestedingen in samenwerking met de afdeling Inkoop.
• Coördineren van de samenwerking met leveranciers en dienstverleners.

5. Stakeholdermanagement

De programmamanager onderhoudt relaties met de verschillende stakeholders binnen het programma.

Dit omvat onder meer:

• Afstemming met leveranciers, professionals, ketenpartners en interne teams.
• Verbinden van betrokken organisaties en disciplines binnen het programma.
• Bevorderen van effectieve samenwerking binnen de programmaorganisatie.

6. Compliance en kwaliteitsborging

De programmamanager ziet toe op naleving van relevante wet- en regelgeving en kwaliteitsstandaarden.

Dit omvat onder meer:

• Borgen van compliance met relevante regelgeving, waaronder de AI Act, AI Data Act en AVG.
• Toezien op naleving van relevante (inter)nationale standaarden en afspraken binnen het programma.

Samenvattende rol van de programmamanager
De programmamanager is eindverantwoordelijk voor de integrale coördinatie van het programma EuropAI en voor het realiseren van de programmadoelstellingen door het verbinden van internationale partners, nationale projecten en marktpartijen.

In deze rol opereert de programmamanager in een complexe internationale en bestuurlijke context, waarin samenwerking tussen meerdere Europese overheden, marktpartijen en technologiepartners samenkomt en waarin tevens verantwoording richting Europese programmaorganisaties plaatsvindt.

Resultaten van de opdracht
De programmamanager is verantwoordelijk voor het realiseren van de programmadoelstellingen van het programma EuropAI, zoals beschreven in de aanvraag van de EuropAI-call. De resultaten richten zich op de ontwikkeling, implementatie en opschaling van GenAI-oplossingen binnen Europese overheden.

De te realiseren resultaten bestaan uit de volgende onderdelen:

1. Implementation framework

Ontwikkeling en oplevering van een framework voor de ontwikkeling en opschaling van GenAI-oplossingen binnen Europese overheden, bestaande uit:

• Richtlijnen voor het ontwikkelen en gebruiken van toepassingen binnen de EuropAI app marketplace.
• Een soeverein en modelonafhankelijk GenAI orchestration platform.
• Een EuropAI app marketplace voor het delen van oplossingen en componenten tussen overheden.
• Een codebeheerplatform voor het langdurig onderhouden en doorontwikkelen van oplossingen.
• Een sustainabilityplan voor de overdracht van het project naar de beheerfase.

2. GenAI-oplossingen en pilots

Ontwikkeling en implementatie van drie GenAI-oplossingen, die worden getest en toegepast in meer dan tien pilots, waaronder:

• Legal and Administrative Simplification (Luxemburg)
• Urbanisatie en ruimtelijke leefomgeving (Nederland)
• Digitale assistent voor burgers (België)
• AI Agent Developer (Denemarken)

Daarnaast wordt een Nederlands pilotprogramma uitgevoerd voor deze oplossingen, met betrokkenheid van 1.000 tot 2.000 burgers.

3. Herbruikbare componenten en blueprints

Ontwikkeling van generieke oplossingen en kennisproducten voor Europese overheden, waaronder:

• Minimaal 10 EU-breed herbruikbare technische blueprints voor GenAI-oplossingen.
• Implementatiegidsen en architectuurdocumentatie die toepassing binnen andere overheden mogelijk maken.

4. GenAIEU community

Opbouw van een Europees kennisnetwerk rondom AI-toepassingen binnen de overheid, bestaande uit:

• Een community van minimaal 25 overheden.
• Een stakeholderforum dat koplopers en andere organisaties met elkaar verbindt.
• Activiteiten gericht op peer-to-peer learning, kennisdeling, mentorship en workshops.

5. Impactmetingen

Uitvoering van een onafhankelijk impact assessment, uitgevoerd door de University of Copenhagen (UCPH), met meetbare KPI’s en een onderbouwing dat GenAI-oplossingen kunnen worden opgeschaald en hergebruikt binnen Europese overheden.

Afronding van de opdracht
De opdracht wordt als afgerond beschouwd wanneer de afgesproken programmadeliverables zijn gerealiseerd, de resultaten zijn opgeleverd aan de Europese programmaorganisatie, gedeeld met de deelnemende projectorganisaties en partnerlanden, en de ontwikkelde oplossingen, documentatie en impactmetingen overdraagbaar zijn gemaakt aan een beheerorganisatie.

Beoordeling van voortgang en resultaten
De aanpak, voortgang en deelresultaten van het programma EuropAI worden periodiek beoordeeld door de opdrachtgever BZK, in afstemming met het ICTU portfolio management AI, de betrokken projectorganisaties en de Europese programmaorganisatie.

De beoordeling vindt plaats op basis van de voortgang van de werkpakketten, de gerealiseerde programmadeliverables en de kwaliteit van de rapportages en samenwerking binnen het programma.

Periodieke voortgangsbewaking
De voortgang van het programma wordt op verschillende niveaus gemonitord en besproken:

• De aanpak, voortgang en deelresultaten worden gerapporteerd aan de Europese programmaorganisatie en besproken in verschillende overleggen met vertegenwoordigers van de Europese Unie.
• De voortgang van de projectrealisatie wordt tweewekelijks besproken in een internationaal overleg met de Single Points of Contact (SPOCs) van elk deelnemend land. Dit overleg wordt voorgezeten door de programmamanager.
• De voortgang van de Nederlandse projecten wordt besproken in overleg met de betrokken projectdeelnemers. De frequentie van dit overleg wordt in overleg met de betrokken partijen vastgesteld.
• Elk deelnemend land organiseert daarnaast eigen overleggen met de nationale projectorganisaties om de voortgang van de nationale projecten te monitoren.

Rapportages en afstemming
De programmamanager is verantwoordelijk voor de voorbereiding en coördinatie van de rapportages richting de Europese programmaorganisatie:

• De rapportages aan de EU worden vooraf besproken en afgestemd met de deelnemende projecten en partners binnen het programma.
• Voor de rapportages wordt gebruik gemaakt van de bestaande formats en rapportagestructuren van het Europese programma.
• Intern overleg tussen BZK en ICTU wordt voorbereid in afstemming met de coördinerend programmamanager AI binnen ICTU.

Beoordelingsmomenten
De resultaten van de opdracht worden beoordeeld op de volgende momenten

• Periodiek tijdens de uitvoering van het programma op basis van de voortgangsrapportages en programmamijlpalen.
• Bij de afronding van belangrijke werkpakketten of programmadeliverables.
• Tijdens de rapportagemomenten richting de Europese programmaorganisatie.
• Bij afronding van de opdracht, waarbij wordt beoordeeld of de afgesproken programmadeliverables zijn gerealiseerd en overdraagbaar zijn aan de beheerorganisatie.

Beoordelingscriteria
De beoordeling vindt plaats op basis van:

• Realisatie van de programmadoelstellingen en deliverables uit de EuropAI-call.
• Tijdige en kwalitatieve oplevering van resultaten binnen de kaders van tijd, budget en scope.
• Effectieve samenwerking tussen internationale partners, nationale projecten en marktpartijen.
• Kwaliteit van programmasturing, rapportages en governance.
• Naleving van relevante wet- en regelgeving en programmavereisten.

Er bestaat een kans dat de verwachte duur wordt overschreden. De Europese deadlines kunnen verschuiven in de tijd waardoor ook de mijlpalen voor het programma verschuiven in de tijd.

Specifieke kennis en expertise van de professional
Voor de uitvoering van het programma EuropAI is specifieke kennis en ervaring nodig die binnen ICTU beperkt aanwezig is. Daarom wordt een extern ingehuurde programmamanager ingezet met aantoonbare expertise op het gebied van internationale digitale programma’s en AI-toepassingen binnen de publieke sector.

De professional beschikt over specialistische kennis en ervaring op de volgende gebieden:

• Internationaal programmamanagement van complexe ICT- of digitaliseringsprogramma’s waarbij meerdere overheden en organisaties samenwerken.
• Ervaring met Europese programma’s en subsidietrajecten, inclusief de governance, rapportageverplichtingen en deliverables richting Europese programmaorganisaties.
• Inhoudelijke kennis van Generatieve AI, AI-platforms en digitale ecosystemen, en de toepassing daarvan binnen de publieke sector.
• Ervaring met het opschalen van digitale innovaties en het realiseren van pilots met meerdere stakeholders, waaronder overheden, marktpartijen en kennisinstellingen.
• Kennis van relevante Europese wet- en regelgeving rondom AI en data, waaronder de AI Act, AI Data Act en AVG, en het vertalen hiervan naar praktische toepassing binnen projecten.
• Ervaring met internationale samenwerking en stakeholdermanagement in een bestuurlijke context met verschillende belangen en besluitvormingsstructuren.

De ingehuurde professional brengt daarnaast ervaring mee met het coördineren van programma’s waarin marktpartijen actief bijdragen aan de ontwikkeling en implementatie van oplossingen, zoals in het EuropAI-programma waarin AI-oplossingen via een procurement call samen met marktpartijen worden ontwikkeld.

De hierboven genoemde kennis en ervaring zijn essentieel voor de uitvoering van de opdracht en dienen daarom ook aanwezig te zijn bij een eventuele vervanger van de professional.

We zoeken een collega met:

• WO werk- en denkniveau.
• Aantoonbare ervaring als project- of programmamanager bij de Rijksoverheid en/of het bedrijfsleven, en bij voorkeur ervaring bij leveranciers van AI-ontwikkelstraten of AI-toepassingen.
• Ruime ervaring met het opbouwen van samenwerking en het coördineren van multidisciplinaire teams, waarbij gezamenlijk resultaten worden gerealiseerd.
• Ervaring met complexe transities met een groot organisatorisch en ICT-component.
• Aantoonbare ervaring met Europese subsidieprogramma’s of EU-projecten, inclusief de bijbehorende governance, rapportageverplichtingen en internationale samenwerking.
• Ervaring met projecten of programma’s in een Europese of internationale context, bij voorkeur met samenwerking tussen meerdere overheden.
• Ervaring met het realiseren van innovatieve digitale oplossingen, bij voorkeur binnen het AI- of data-domein.
• Het vermogen om effectief te opereren in een complexe bestuurlijke en internationale omgeving met verschillende stakeholders en belangen.
• Per direct beschikbaar.
• Een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift

De kandidaat voldoet aantoonbaar aan de volgende eisen:

1. WO werk- en denkniveau.
2. Per direct beschikbaar voor de start van de opdracht.
3. Minimaal 5 jaar relevante en aantoonbare ervaring als ICT-project- of programmamanager van complexe en grootschalige projecten of programma’s binnen de (Rijks)overheid.
4. Aantoonbare ervaring met internationale projecten of programma’s waarin wordt samengewerkt met meerdere organisaties of overheden.
5. Aantoonbare ervaring met Europese subsidieprogramma’s of EU-projecten, inclusief samenwerking met internationale partners en rapportage aan de EU.

• Relevante en aantoonbare ervaring als programmamanager of senior projectmanager van complexe en grootschalige ICT-programma’s, bij voorkeur binnen de (Rijks)overheid.
• Relevante en aantoonbare ervaring met EU-programma’s of Europese subsidieprojecten, inclusief internationale samenwerking en rapportage richting Europese programmaorganisaties.
• Aantoonbare ervaring met AI-projecten of data-gedreven digitale oplossingen binnen de publieke sector
• Bekend met AI-beleid en ontwikkelingen in Nederland en de EU, waaronder AI Act, generatieve AI, digitale soevereiniteit en Europese data-ecosystemen.
• Relevante ervaring met multidisciplinaire samenwerking in internationale programma’s met meerdere overheden en partners.

Sollicitatie

Solliciteer of stel een vraag via de “solliciteer” button! We ontvangen bij een sollicitatie graag je CV en motivatiebrief. Onderschrijf in je motivatiebrief los van je algemene motivatie svp ook de functie-eisen per eis. Svp puntsgewijs aantonen dat je voldoet aan de functie-eisen of toelichten hoe jij denkt dit dan wel aan te vliegen als je niet (helemaal) aan de eis voldoet.

Keer terug naar alle vacatures