Procesregisseur - CAD DMS

Gemeente Utrecht werkt aan een toekomstbestendige inrichting van het fysieke domein en streeft naar ketenbreed werken, standaardisatie en objectgericht werken. De gemeente gelooft dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en betere samenwerking en streeft naar een zo inclusief mogelijke organisatie.

Voor de gemeente Utrecht zoeken wij naar een Procesregisseur - CAD DMS. Het project Een plek voor Ontwerp bereidt de aanbesteding voor van een nieuw CAD Dossier Management Systeem (CAD DMS) voor het fysieke domein van de gemeente Utrecht. De opdracht richt zich op het uitwerken van de huidige (AS-IS) en gewenste (TO-BE) ontwerp- en tekenprocessen, zodat ontkoppelpunten, verbetermogelijkheden en randvoorwaarden voor de toekomstige inrichting expliciet worden vastgelegd. Het strategisch proceshuis en de hoofdprocessen zijn reeds vastgesteld en gemodelleerd in BizzDesign en vallen buiten de scope; de opdracht richt zich op de onderliggende proceslagen binnen relevante bedrijfsprocessen.

Taken:

• Leveren van een samenhangend en gevalideerd procesmodel van de huidige (AS-IS) en gewenste (TO-BE) teken- en ontwerpprocessen binnen het fysieke domein van de gemeente Utrecht.
• Primair focussen op Stadsbedrijven Stadsingenieurs, waar het merendeel van de ontwerp- en tekenactiviteiten nog moet worden beschreven.
• Beschrijven van de ontkoppelpunten met Ruimte, VTH, Stadsbedrijven BOR en VGU.
• Uitwerken van de onderliggende proceslagen, deelprocessen en processtappen binnen de relevante bedrijfsprocessen.
• Inventariseren van huidige procesbeschrijvingen of werkinstructies binnen de scope van teken- en ontwerpprocessen.
• Uitwerken van relevante teken- en ontwerp-deelprocessen en processtappen en output conform BPMN in BizzDesign.
• Vastleggen van rollen, verantwoordelijkheden, informatiestromen, procesresultaten en afhankelijkheden.
• Inzicht geven in overdrachtsmomenten en ontkoppelpunten tussen afdelingen, processen, systemen en data.
• Analyseren van knelpunten, risico's, inefficiënties en doublures in de huidige werkwijze.
• Identificeren van verbeterpotentieel en randvoorwaarden voor de toekomstige inrichting van processen, systemen en informatievoorziening.
• Ontwikkelen van een toekomstbestendige procesinrichting voor ontwerp- en tekenprocessen in BizzDesign.
• Verwerken van uniformerings- en standaardisatievoorstellen passend binnen de ambities voor objectgericht werken en de toepassing van standaarden zoals NLCS en BIM.
• Vastleggen van gewenste verantwoordelijkheden, ketenafspraken, informatiestromen en ontkoppelpunten.
• Beschrijven van procesmatige randvoorwaarden en ontkoppelpunten als input voor de CAD DMS-aanbesteding en implementatie.
• Opstellen van functionele proceseisen, scopeafbakening en implementatie-uitgangspunten voor het nieuwe CAD DMS.
• Vertalen van de gemodelleerde TO-BE-processen naar testcases ten behoeve van testmanagement, gebruikersacceptatie en implementatie van het CAD DMS.
• Opleveren van een gedragen en in BizzDesign vastgelegd beeld van zowel de huidige als de gewenste procesinrichting van teken- en ontwerpprocessen.
• Bijdragen aan een solide basis voor ketenbreed werken, standaardisatie, de aanbesteding en implementatie van het nieuwe CAD DMS.