Informatiespecialist (Centraal Archief en Legacy Systemen) Junior & Medior (2 FTE)

Provincie Zuid-Holland werkt binnen het Programma Informatietransitie aan het duurzaam op orde brengen, houden en benutten van informatie. Een belangrijk onderdeel hiervan is de implementatie van CALS: het Centraal Archief en Legacy Systeem. CALS is gebaseerd op een product/oplossing van OpenText en is bedoeld voor het duurzaam toegankelijk maken, beheren en raadplegen van archiefwaardige en legacy-informatie.

De Provincie Zuid-Holland heeft behoefte aan de inzet van twee externe kandidaten voor de opdracht Team informatiespecialisten (Centraal Archief en Legacy Systemen): een junior en een medior informatiespecialist. Het doel van de opdracht is het ondersteunen en realiseren van de functionele implementatie van CALS waarbij informatiebeheerprocessen, functionele eisen en inrichtingsvoorstellen worden geanalyseerd, uitgewerkt, vastgelegd en getoetst. De kandidaten komen in een bestaand projectteam en dragen bij aan het vertalen van informatiebeheerbeleid, wettelijke kaders en organisatorische behoeften naar een concrete, werkbare en toetsbare inrichting van CALS. Daarbij staan het duurzaam beheren, archiveren en toegankelijk houden van documenten en dossiers gedurende de levenscyclus centraal.

Taken:

• Snel inwerken in bestaande projectdocumentatie, functionele ontwerpen, gemaakte afspraken en voortbouwen op de reeds uitgevoerde werkzaamheden binnen het lopende implementatie-, migratie- en borgingstraject van CALS.
• Ondersteunen en realiseren van de functionele implementatie van CALS.
• Analyseren en uitwerken van informatiebeheerprocessen.
• Uitwerken van metadata, classificatie en dossierstructuren.
• Ondersteunen van lifecycle-management.
• Ondersteunen van functionele inrichting en integraties.
• Voorbereiden en uitvoeren van systeem en functionele testen.
• Nauw samenwerken met informatiebeheer, functioneel beheer, architectuur en de implementatiepartner OpenText.
• Junior informatiespecialist: inventariseren, beschrijven en documenteren van informatiebeheerprocessen, functionele eisen en procesafspraken.
• Junior informatiespecialist: uitwerken, vastleggen en controleren van metadata, classificatie, documenttypen en dossierstructuren.
• Junior informatiespecialist: ondersteunen bij het uitwerken en vastleggen van regels en scenario’s voor archivering, bewaring en vernietiging.
• Junior informatiespecialist: documenteren van functionele specificaties, gebruikersscenario’s en inrichtingsafspraken voor CALS en gekoppelde applicaties.
• Junior informatiespecialist: voorbereiden en uitvoeren van functionele testen, vastleggen van testresultaten en registratie en opvolging van bevindingen.
• Junior informatiespecialist: ondersteunen bij voorbereiding migraties, controle metadata en uitvoeren kwaliteitscontroles informatie.
• Junior informatiespecialist: opstellen en bijhouden van functionele documentatie en werkinstructies.
• Junior informatiespecialist: werkzaamheden uitvoeren binnen vastgestelde kaders van informatiebeheer en onder inhoudelijke begeleiding van ervaren specialisten.
• Medior informatiespecialist: zelfstandig analyseren van informatiebeheerprocessen en uitwerken van functionele eisen en inrichtingsvoorstellen.
• Medior informatiespecialist: afzonderlijke delen van de CALS-implementatie toetsen en begeleiden.
• Medior informatiespecialist: knelpunten en afhankelijkheden signaleren, adviseren over oplossingsinrichtingen en complexe vraagstukken afstemmen met verantwoordelijke specialisten.
• Medior informatiespecialist: analyseren en vertalen van informatiebeheerprocessen naar functionele eisen, user stories, procesbeschrijvingen en acceptatiecriteria.
• Medior informatiespecialist: specificeren en toetsen van metadata, classificatie, documenttypen en dossierstructuren op basis van vastgestelde informatiebeheerkaders.
• Medior informatiespecialist: uitwerken en toetsen van functionele regels en scenario’s voor archivering, bewaartermijnen, selectie en vernietiging.
• Medior informatiespecialist: analyse en specificatie van functionele inrichtingseisen en gebruikersscenario’s voor CALS en gekoppelde applicaties.
• Medior informatiespecialist: opstellen, uitvoeren en beoordelen van functionele testen, analyse van bevindingen en advisering over benodigde aanpassingen.
• Medior informatiespecialist: uitwerken van functionele migratie-eisen, ondersteunen bij voorbereiding migraties, controle metadata en uitvoeren kwaliteitscontroles informatie.
• Medior informatiespecialist: opstellen en bijhouden van functionele documentatie, werkinstructies, vastleggen van inrichtingskeuzes en ondersteunen bij overdracht naar functioneel beheer.
• Junior informatiespecialist levert onder inhoudelijke begeleiding actuele en vastgelegde procesbeschrijvingen, functionele eisen en procesafspraken op.
• Junior informatiespecialist levert uitgewerkte en gecontroleerde metadata, classificaties, documenttypen en dossierstructuren op.
• Junior informatiespecialist levert beschreven lifecycle-processen, bewaartermijnen en functionele gebruikersscenario's op.
• Junior informatiespecialist levert vastgelegde functionele specificaties, gebruikersscenario’s en inrichtingsafspraken op.
• Junior informatiespecialist levert voorbereide en uitgevoerde systeem en functionele testen op, inclusief vastgelegde testresultaten en bevindingen.
• Junior informatiespecialist levert gecontroleerde metadata-mappings, uitgevoerde kwaliteitscontroles en vastgelegde afwijkingen op.
• Junior informatiespecialist stelt functionele documentatie en werkinstructies op en houdt deze bij, legt inrichtingskeuzes vast en ondersteunt bij overdracht naar functioneel beheer.
• Medior informatiespecialist levert zelfstandig geanalyseerde en uitgewerkte informatiebeheerprocessen op, vertaald naar functionele specificaties, user stories en toetsbare acceptatiecriteria.
• Medior informatiespecialist levert gespecificeerde en gevalideerde metadata, classificaties en dossierstructuren op die aansluiten op de vastgestelde beheerkaders.
• Medior informatiespecialist levert uitgewerkte en toetsbare functionele regels en scenario’s voor archivering, bewaring, selectie en vernietiging op.
• Medior informatiespecialist levert afgestemde functionele specificaties en integratiescenario’s voor CALS, M365 en andere vak applicaties op.
• Medior informatiespecialist levert uitgevoerde en beoordeelde functionele testen op, inclusief onderbouwde bevindingen, verbetervoorstellen en adviezen voor acceptatie.
• Medior informatiespecialist levert vastgestelde functionele en migratie- en kwaliteitscriteria, gevalideerde metadata-mappings en beoordeelde migratieresultaten op.
• Medior informatiespecialist levert complete en consistente en inhoudelijk afgestemde en vastgestelde functionele documentatie, inrichtingskeuzes en beheerinformatie op.
• Aantal functies: twee (2). Invulling van de functie: meerdere personen. De twee (2) kandidaten kunnen worden aangeboden op deze functie en zullen als gelijke worden behandeld.
• Beoogde startdatum van de opdracht: 4 januari 2027. Het team moet op 4 januari 2027 kunnen starten, of in onderling overleg op een ander te bepalen datum.
• Duur van de overeenkomst: einddatum 30 juni 2027. Betreft ongeveer zes (6) maanden exclusief verlengingen.
• Tussentijdse beëindiging: beide partijen hebben het recht de overeenkomst tussentijds te beëindigen met inachtneming van een opzegtermijn van 20 kalenderdagen. Opdrachtgever is gerechtigd de overeenkomst met inachtneming van een termijn van 20 kalenderdagen tussentijds te beëindigen.
• Beschikbaarheid: het aangeboden team is gedurende de aangegeven opdrachtduur beschikbaar voor gemiddeld 32/36 uren per week voor de uitvoering van de opdracht en is flexibel inzetbaar.