Informatie Transitie – Informatiebeheer Specialist
Provincie Zuid-Holland
Lokale overheid
Voor onze opdrachtgever Provincie Zuid-Holland zijn wij op zoek naar een Informatie Transitie – Informatiebeheer Specialist.
Startdatum: 4 januari 2027
Tarief: €110 - €135 per uur (maximaal inkooptarief eindklant, waar onze bemiddelingsmarge nog tussen moet). Het uiteindelijke tarief is vrij onderhandelbaar en bepalen we transparant in goed onderling overleg
Deadline aanbieden: 23 november 2026
Inzet: 32-36 uur per week
Standplaats: Den Haag/Hybride
Optie tot verlenging: PZH kan de overeenkomst 1 keer verlengen met een periode van maximaal 12 maanden
Bedrijfsachtergrond
Provincie Zuid-Holland werkt sinds 2023 aan de Informatietransitie: een omvangrijk veranderprogramma met een aanzienlijke ICT-component voor alle 2200 medewerkers, managers en bestuurders. Het programma richt zich op Duurzame Toegankelijkheid, I-governance & I-control en Data-Gedreven Werken. Hiermee wordt de inhoudelijke basis gelegd voor digitale transformatie binnen de opgaven en organisatieonderdelen van PZH.
Verantwoordelijkheden & Kernactiviteiten
Binnen Project Schoning & Migratie worden nieuwe en bestaande informatiesystemen zo ingericht dat zij standaard voldoen aan de Archiefwet en de MDTO-standaard. Circa 100 miljoen documenten uit iDMS, oud SharePoint en uit te faseren fileshares worden geschoond, geherstructureerd en verrijkt met metadata, waarna zij naar M365 Teams voor onderhanden werk of CALS voor archief worden overgebracht. In 2026 is hiervoor een migratiestraat ontwikkeld met Migrato (MICC) software; in 2027 wordt deze doorontwikkeld en breed ingezet, met in Q1 de laatste pilots en vanaf Q2 opschaling naar volle productie. De informatiebeheer specialist toetst per migratie de archiefinhoudelijke keuzes aan selectielijst, MDTO, AVG en ISO 27001, bewaakt de juiste plaatsing van informatie en bereidt de verantwoording richting provinciearchivaris voor.
Taken:
- Toetsen per migratie van archiefinhoudelijke keuzes aan de selectielijst, MDTO, de AVG en ISO 27001.
- Bewaken dat informatie op de juiste plek terechtkomt: onderhanden werk in M365 Teams en te archiveren informatie in CALS.
- Bewaken dat te vernietigen informatie aantoonbaar is geïdentificeerd en verantwoord.
- Eigenaarschap nemen over de inhoudelijke kant van business rules, schoningsregels en migratiescenario’s.
- Toetsen van business rules, schoningsregels en migratiescenario’s aan de praktijk van de migraties, verrijken van de schoningsaanpak waar nodig en zoeken van de balans tussen archiefrechtelijke vereisten en een uitvoerbare migratie.
- Optreden als inhoudelijk aanspreekpunt binnen Schoning & Migratie voor de QA informatiebeheer en de provinciearchivaris.
- Voorbereiden van de verantwoording per migratie richting de provinciearchivaris.
- Per migratie toetsen van de scheiding tussen onderhanden werk in M365 Teams en archief in CALS.
- Per migratie toetsen van archiveringslijsten, transformatie mapping en dossiersoorten aan de selectielijst en MDTO.
- Per migratie toetsen van de identificatie van te vernietigen documenten met de juiste retentietermijnen.
- Beoordelen van uitzonderingen volgens de uitzonderingenaanpak.
- Adviseren over AVG-bevindingen en beperkt toegankelijke mappen.
- Zorgen dat business rules, schoningsregels en migratiescenario’s volledig worden toegepast en op basis van migraties worden getoetst en continu worden geoptimaliseerd.
- Opstellen en onderhouden van richtlijnen voor de schoningsaanpak, inclusief uitgangspunten voor de verrijking van metadata.
- Opleveren van een getoetste migratierapportage per migratie, inclusief audittrail, conform de Archiefwet en ISO 27001.
- Voorbereiden van verantwoording richting de provinciearchivaris voor iedere migratie, waaronder onderbouwing voor te archiveren informatie, onderhanden werk, voorstel tot vernietiging, uitzonderingen, vernietigingslijsten en vigerende stukken naar het archiefsysteem.
- Opleveren van consistente lijstproducten, opgezet als aanzichten op één onderliggend gegevensmodel.
- Vastleggen van lessons learned op archiefinhoudelijk vlak als input voor de volgende iteratie van het draaiboek.
- Toetsen van producten per migratie op de momenten die in het runbook en draaiboek zijn vastgelegd en geven van archiefinhoudelijk akkoord.
- Adviseren van O-teams en het migratieteam bij archiefinhoudelijke vragen.
- Beoordelen en actualiseren van business rules, schoningsregels en migratiescenario’s en vastleggen van archiefinhoudelijk noodzakelijke wijzigingen op de backlog.
- Signaleren waar archiefrechtelijke vereisten en praktische uitvoering uit elkaar lopen en voorstellen van een werkbare oplossing.
- Bewaken van de naleving van ISO 27001 in de verwerking en verantwoording van migraties.
- Nauw samenwerken met de technisch specialist die verantwoordelijk is voor de verdere integratie van de migratiestraat, om naleving van business rules en wettelijke eisen te waarborgen.
- Nauw samenwerken met Informatiebeheer binnen PZH en voorbereiden van het overleg met de provinciearchivaris.
- Deelnemen aan de sprintrituelen.
- Borgen dat een migratie vanuit informatiebeheer geslaagd is wanneer de data is geschoond volgens archiefbeleid en selectielijst, onderhanden werk in Teams staat, te archiveren informatie in CALS staat, metadata is verrijkt conform schoningsaanpak en MDTO, en vernietiging en uitzonderingen aantoonbaar zijn verantwoord in de audittrail.
Functie-eisen
- De aangeboden kandidaat is gedurende de opdrachtduur van 12 maanden beschikbaar voor gemiddeld 32-36 uur per week en is flexibel inzetbaar.
- De kandidaat moet op 04 januari 2027 kunnen starten, of in onderling overleg op een ander te bepalen datum.
- Het aangeboden uurtarief bedraagt minimaal € 110,00 en maximaal € 135,00 exclusief btw, inclusief alle overige kosten zoals maar niet beperkt tot reis-, verblijf-, telefoon- en parkeerkosten.
- De kandidaat heeft minimaal een afgeronde WO bedrijfseconomie, bedrijfseconometrie, informatiekunde of vergelijkbaar.
- Minimaal vijf (5) jaar aantoonbare werkervaring in informatiebeheer bij een (semi-)overheidsorganisatie.
- Minimaal vijf (5) jaar aantoonbare werkervaring in het digitaliseren van bedrijfsprocessen en informatiestromen bij een (semi-)overheidsorganisatie.
- Aantoonbare werkervaring met het toepassen van actuele wet- en regelgeving rond archivering, metadatering en het inrichten van zaaksystemen, zoals bijvoorbeeld AVG/GDPR, Archiefwet en MDTO, als informatiebeheerspecialist.
- Aantoonbare werkervaring met minimaal twee (2) opdrachten bij een (semi-)overheidsorganisatie in de afgelopen tien (10) jaar waarin de kandidaat ongestructureerde informatie, zoals e-mail, berichtenverkeer en documenten op netwerkschijven, heeft opgespoord, verzameld en geordend in dossiers.
- De Curriculum Vitae van de kandidaat moet uitsluitend worden beschreven in het bijgevoegde ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2026-0005060’, onderdeel ‘Format CV’, en worden toegevoegd in tabblad ‘Uw inschrijving’ op het aanbestedingsplatform.
- Voor het uitwerken van de gevraagde subgunningscriteria moet het bijgevoegde ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2026-0005060’ worden gebruikt; uitwerkingen boven het maximum aantal pagina’s worden niet meegenomen in de beoordeling.
- Het uurtarief moet worden ingevuld in de bijlage ‘Invulformulier Uurtarief DOS-2026-0005060’ en apart worden bijgevoegd in tabblad ‘Prijs’ op het aanbestedingsplatform; het uurtarief mag enkel daarin worden ingevuld.
- Alle gegevensuitwisseling, werkzaamheden en correspondentie tijdens de procedure en uitvoering van de opdracht vinden plaats in de Nederlandse taal, tenzij uitdrukkelijk anders bepaald.
- Bij gunning moet de inschrijver binnen vier (4) weken na definitieve gunning een VOG van de kandidaat via het aanbestedingsplatform aanleveren.
- Voor de VOG geldt het algemeen screeningsprofiel 2.4.b met de nummers 11 en 12 en aanvullend de relevante risicogebieden proces 61, 62 en 63.
- Tijdens het verificatiegesprek moeten certificaten, diploma(‘s) en ID worden meegenomen.
- Indien blijkt dat de inschrijver niet voldoet of gevraagde bewijsstukken niet tijdig kan overleggen, wordt de inschrijver alsnog uitgesloten.
- De kandidaat moet beschikken over zorgvuldigheid en goede oordeelsvorming, ook onder tijdsdruk.
- De kandidaat moet kunnen prioriteren: onderscheid maken tussen wat archiefrechtelijk moet en wat wenselijk is.
- De kandidaat moet pragmatisch zijn en archiefrechtelijke vereisten vertalen naar een uitvoerbare werkwijze.
- De kandidaat moet beschikken over adviesvaardigheden richting O-teams, IDV en de provinciearchivaris.
- De kandidaat moet vasthoudend zijn wanneer archiefrechtelijke eisen onder druk staan.
- De kandidaat moet een teamspeler zijn, ook in samenwerking met andere projecten binnen het programma.
Functie-wensen
- mate van aantoonbare werkervaring als informatiebeheerder of -adviseur bij een (semi-)overheid in de afgelopen tien jaar; minder dan 5 jaar = 0 punten, tussen 5 en 8 jaar = 10 punten, tussen 8 en 10 jaar = 15 punten.
- mate van aantoonbare werkervaring met vergelijkbare opdrachten als informatiebeheer specialist in migratie- en schoningstrajecten bij een (semi-)overheidsorganisatie; geen ervaring = 0 punten, één migratie- of schoningstraject = 5 punten, inhoudelijk verantwoordelijke met minimaal 1 bron- en doellocatie = 10 punten, inhoudelijk verantwoordelijke met meerdere bronlocaties en/of meerdere doellocaties zoals archiefsystemen en/of e-depot, M365 inclusief migratieregels of schoningsregels = 20 punten.
- diepgang MDTO-implementatie en mate van ervaring met het inrichten van MDTO in een informatiesysteem zoals DMS, zaaksysteem of M365/SharePoint; geen ervaring = 0 punten, teamlid bij één MDTO- of TMLO-implementatie = 5 punten, inhoudelijk verantwoordelijke voor metadataprofiel of toepassingsprofiel bij één MDTO-implementatie = 10 punten, inhoudelijk verantwoordelijke bij twee of meer MDTO-implementaties = 15 punten.
Sollicitatie
We ontvangen bij een sollicitatie graag je CV en motivatiebrief. Onderschrijf in je motivatiebrief los van je algemene motivatie svp ook de functie-eisen per eis. Svp puntsgewijs aantonen dat je voldoet aan de functie-eisen en aangeven met welke ervaring en resultaten bij welke opdrachtgevers. Zorg ook dat dit terugkomt in je CV.
Wij zijn volledig transparant over jouw tarief en onze marge. Samen bepalen we wat passend en realistisch is op basis van ervaring, kennis, match, maximale inkooptarief eindklant en slagingskans.
Aanvullend op het CV wordt de kandidaat verzocht in maximaal 1 A4 een visie en aanpak te schetsen voor de functie, waaronder hoe archiefrechtelijke zorgvuldigheid wordt gecombineerd met meerdere migraties per week, hoe de scheiding tussen onderhanden werk en archief wordt bewaakt, hoe regels rond wet- en regelgeving aan de praktijk worden getoetst en bijgesteld, hoe kwaliteit rond schoning, archivering en vernietiging wordt gewaarborgd en hoe verantwoording richting stakeholders zoals domeindirecteuren en provinciearchivaris wordt geborgd.
Keer terug naar alle vacatures
Om te solliciteren op deze vacature stuur je je sollicitatie naar info@berkhofenterprises.nl